Wanneer wij als softwarepartner ergens komen, merken we heel vaak hetzelfde op. De interne processen zijn vaak niet genoeg gestroomlijnd en/of duidelijk neergeschreven en helder voor iedereen. Daarbij krijg je heel vaak volgende te horen: “Er is hier niemand die alle processen kent”, “De ERP-implementatie is hier ooit gebeurd, maar er is geen documentatie”, “Kan iemand ons helpen met de processen in kaart te brengen?”, “Ooit liep dit goed, maar intussen weet niemand meer hoe je dat precies moet doen”.

Een ERP en al zijn toepassingen en koppelingen er rond zijn tegenwoordig van cruciaal belang om een bedrijf goed te laten functioneren. Toch wordt er zelden ingezet op kennis van de processen en het opmaken van duidelijke documentatie. Laat staan dat deze gecontroleerd worden. Of nieuwe keuzes afgetoest met deze bestaande processen. Een echte process-owner bestaat dan ook vaak niet of iemand doet het na zijn eigen functie, maar dan vooral wanneer het eens past.

Bij Jorosoft zijn we er echter van overtuigd dat het superbelangrijk is om zo iemand in je team te hebben. Dit voor verschillende reden:

• Efficiënte werking van een afdeling: Door de processen te kennen en hoe deze vertaald zijn in de software, kan een afdeling alles op een correcte manier afhandelen. Dit zorgt er tevens voor dat er geen zaken blijven hangen en men de juiste tools heeft om alles op te volgen.

 

• Constructieve samenwerking intern: Process-owners spelen ook een rol bij het bevorderen van samenwerking tussen verschillende afdelingen en belanghebbenden binnen de organisatie. Door de juiste stappen per afdeling te doen, krijgt de volgende afdeling in de rij de juiste gegevens om ook daar alles correct te kunnen afhandelen. Dit helpt bij het verminderen van silo’s en verbetert de algehele coördinatie.

 

• Constructieve samenwerking extern: Naast het verbeteren van de interne processen tussen afdelingen, heeft dit zeker ook zijn voordelen bij het werken met externe partijen. Meer en meer is men voor zijn IT afhankelijk van verschillende partijen. De process-owner kan dan het complete plaatje blijven zien en zo met zijn helicopterview de juiste keuzes maken en communiceren naar de partners.

 

• Risicobeheer: Process-owners identificeren en beheren operationele risico’s binnen de organisatie. Ze dragen bij aan het voorkomen van problemen, zoals operationele verstoringen of compliance-kwesties.

 

• Strategische besluitvorming: Dankzij hun diepgaande kennis van processen kunnen process-owners gegevensgestuurde inzichten leveren voor strategische besluitvorming, waardoor de organisatie zich kan aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.

Kortom, een process-owner is cruciaal voor het bevorderen van efficiëntie, samenwerking, klantgerichtheid en strategische wendbaarheid in een KMO. Ze helpen bij het realiseren van operationele verbeteringen en het beheren van risico’s in samenwerking met de verschillende interne en externe partijen. Denk er dus zeker over na om zo iemand in dienst te nemen of aan te stellen binnen je bedrijf. Dit zal bijdragen tot een vloeiende interne werking, een professionele uitstraling naar partners en de algemene groei van jouw organisatie.